Como controlar pagamentos e recebimentos da pousada
Controlar pagamentos e recebimentos é essencial para manter o fluxo de caixa estável, reduzir pendências e sustentar operações diárias. O objetivo é transformar entradas de caixa em dados confiáveis para decisões de crédito, políticas de cobrança e investimentos em melhoria de serviços.
1. Fluxo de caixa e recebimentos
Defina fontes de recebimento (diárias, serviços extras, eventos) e momentos de recebimento (pré-pagamento, check-in, check-out, faturas a prazo). Exemplo prático: uma pousada de 25 suítes com ocupação média de 60% e diária média de R$ 320 gera aproximadamente R$ 144.000 de receita de diárias por mês. 60% das reservas diretas são pagas adiantado por cartão, 20% no check-in e 20% no check-out; eventos ou grupos podem gerar faturas com vencimento a 15 dias. Esses recebimentos precisam estar centralizados no PMS para conciliação automática.
2. Conciliação bancária e reconciliação de recebíveis
Concilie diariamente as entradas do cartão, PIX, transferência e boletos com as faturas no sistema. Reconciliar envolve comparar valores recebidos com as faturas emitidas e verificar diferenças por canal (cartões, hospedagem, serviços extras). Use o PMS para exportar reconciliações automáticas e manter um livro-caixa diário com as correções. Exemplo: ao fim do dia, o fechamento mostra R$ 140.000 em recebimentos, com R$ 5.000 em diferenças que precisam ser ajustadas em conciliações contábeis.
3. Garantias, pendências e políticas de crédito
Defina regras de crédito: limites por cliente corporativo, exigência de depósito caução para reservas de grupos, pré-pagamento mínimo para reservas diretas, e políticas para cancelamentos. Garanta que pendências de faturamento sejam claramente sinalizadas no CRM/ PMS e que haja um fluxo de cobrança com histórico de contatos, prazos, e tentativas de cobrança documentadas. Exemplo: para um grupo corporativo com faturas a vencer, estabeleça 15 dias de crédito máximo e cobrança automática de inadimplência após 25 dias.
4. Compliance e políticas de crédito
Implemente controles para evitar fraudes: validação de dados do cliente, verificação de cartão, limites de crédito, aprovação escalonada (analista financeiro, gerente), e registro de exceções. Documente políticas de crédito, prazos, juros (se aplicável) e condições de restituição de garantias. O objetivo é reduzir riscos sem perder reservas reputacionais.
5. Relatórios de liquidez e KPIs
Principais métricas: DSO (Dias de Recebimento), D+0 a D+30, Liquidez Corrente, Fluxo de Caixa Operacional, Taxa de inadimplência e Taxa de Cancelamento. Fórmulas básicas:
- DSO = Contas a receber / Receita diária média
- Receita diária média = Receita de diárias no período / Número de dias do mês
6. Templates e modelos
- Planilha de fluxo de caixa mensal (recebimentos por canal, cobrança e pagamentos)
- Modelo de conciliação bancária (com campos: valor recebido, diferença, origem)
- Planilha de controle de recebimentos por canal (cartões, PIX, boletos, transferência, incluindo taxas)
- Política de crédito para reservas diretas (crédito, pré-pagamento, garantias)
- Checklist de compliance financeiro (validação de dados, antifraude, aprovação de crédito)
7. Exemplo de operação hoteleira (caso prático)
Uma pousada com 25 suítes, ocupação média de 60% (≈ 15 suítes por noite) e diária média de R$ 320. Receita de diárias mensal ≈ R$ 144.000. Distribuição de recebimentos: 60% adiantado via cartão na confirmação, 20% no check-in, 20% no check-out; reservas de grupo com faturas a 15 dias; pendências de R$ 8.000 distribuídas em 6 faturas. DSO atual fica entre 25 e 28 dias, com potencial de melhoria para atingir 22 dias ao implementar conciliações automáticas e créditos mais claros. A gestão de pendências passa a ser mais ágil com limites de crédito por cliente, garantias, e cobranças recorrentes com histórico no PMS.
Pontos práticos
- Configure recebimentos automáticos e reconciliações diárias dentro do PMS (SisReservas) para reduzir diferenças entre faturas emitidas e entradas bancárias.
- Defina políticas de crédito claras por tipo de reserva (diretas, grupos, eventos) e registre-as no sistema.
- Use depósitos caução para reservas de grupos e contratos com empresas para reduzir inadimplência.
- Estabeleça prazos de faturamento (15 dias para grupos, 30 dias para corporativos) e monitore o DSO por canal.
- Implemente checagem de compliance: validação de dados, controle de fraudes e auditorias periódicas.
- Crie relatórios de liquidez semanais com cenários de caixa para o recebimento de diárias futuras.
Para automatizar esses controles, conheça o SisReservas e veja como o PMS pode otimizar recebimentos, garantias e relatórios de liquidez com menos esforço manual.
